DSGVO-konforme Software auswählen: Die Checkliste
6 Min. Lesezeit · Aktualisiert: Juni 2026
Die Auswahl einer datenschutzkonformen Software muss kein juristisches Großprojekt sein. Mit einer strukturierten Checkliste prüfen Sie die wichtigsten Kriterien systematisch, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden. Dieser Ratgeber führt Sie durch die entscheidenden Punkte.
1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Klären Sie zuerst, ob der Anbieter einen vollständigen AVV nach Art. 28 DSGVO bereitstellt und ob dieser einfach abzuschließen ist. Ohne AVV ist der produktive Einsatz für personenbezogene Daten ausgeschlossen.
2. Hosting-Region und Drittlandübermittlung
Prüfen Sie, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden. Reines EU- oder Deutschland-Hosting vermeidet Drittlandübermittlungen vollständig. Bei US-Anbietern sollten Sie die DPF-Zertifizierung oder das Vorliegen geeigneter Garantien prüfen.
3. Sub-Auftragsverarbeiter
Seriöse Anbieter listen ihre Sub-Auftragsverarbeiter transparent auf. Achten Sie darauf, ob darunter Dienstleister in Drittländern sind und ob Sie über Änderungen informiert werden.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen
Die TOMs nach Art. 32 DSGVO beschreiben, wie der Anbieter Daten schützt — etwa durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Backups. Unabhängige Zertifizierungen wie ISO 27001, SOC 2 oder der deutsche BSI-C5-Standard sind hier ein starkes Indiz.
5. Betroffenenrechte und Löschkonzepte
Eine gute Software erleichtert die Umsetzung von Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen nach Art. 15–17 DSGVO. Prüfen Sie, ob sich Daten gezielt exportieren und löschen lassen und ob automatische Löschfristen unterstützt werden.
6. Transparente Datenschutzerklärung
Die Datenschutzerklärung des Anbieters sollte verständlich darlegen, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Unklare oder lückenhafte Angaben sind ein Warnsignal.
Häufige Fragen
Welches Kriterium ist am wichtigsten?
Der AVV ist die formale Grundvoraussetzung. Ohne ihn ist der Einsatz rechtswidrig. Direkt danach folgt die Hosting-Region, da sie über die Komplexität der Drittlandfrage entscheidet.
Ersetzt die Checkliste eine Rechtsberatung?
Nein. Die Checkliste hilft bei der strukturierten Vorauswahl. Die abschließende Bewertung für Ihren konkreten Anwendungsfall sollte Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine fachkundige Beratung vornehmen.
Wie hilft SaaSVault bei der Prüfung?
SaaSVault bündelt Hosting-Region, AVV-Verfügbarkeit und Zertifizierungen für jedes gelistete Tool und macht sie filterbar — so erledigen Sie die ersten Checklistenpunkte auf einen Blick.
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Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Juni 2026.