Notion – DSGVO-konform?
Preismodell: freemium
Hosting-Regionen: US
AVV / DPA: Verfügbar
US-Datentransfer: Ja – Konto-, Meta- oder Abrechnungsdaten werden an Server oder Sub-Prozessoren in den USA übertragen. Eine Drittlandübermittlung ist zu dokumentieren und abzusichern.
Zertifizierungen: SOC2, ISO27001, BSI_C5
Über Notion
Notion ist ein All-in-one Workspace, der Notizen, Wikis, Projektdatenbanken und Aufgabenmanagement in einer flexiblen Oberfläche vereint. Das block-basierte Editing-System ermöglicht nahezu unbegrenzte Anpassungen für Teams jeder Größe. Ein DPA ist verfügbar, EU-Datenresidenz ist auf Enterprise-Plänen erhältlich. Notion eignet sich als zentrales Team-Wiki, Projekt-Hub oder sogar als CRM-Ersatz für frühe Unternehmensphasen. Die Plattform hat eine besonders aktive Community mit tausenden öffentlicher Templates. In Aufgaben, Kommentaren und Dokumenten von Projektsoftware sammeln sich schnell personenbezogene Informationen an. Verantwortliche sollten daher ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept etablieren und sicherstellen, dass die Verarbeitung dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO folgt und nicht mehr Daten als nötig gespeichert werden. Die Daten werden in den USA verarbeitet. Ein rechtskonformer Einsatz setzt geeignete Garantien für den Drittlandtransfer voraus – etwa Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO oder eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework – sowie eine sorgfältige Risikobewertung. Für den Einsatz steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO bereit, der die Pflichten zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter rechtssicher regelt. Das Freemium-Modell erlaubt den unverbindlichen Einstieg mit einer kostenfreien Version; bei wachsenden Anforderungen kann flexibel auf kostenpflichtige Pläne mit größerem Leistungsumfang gewechselt werden. Wer Notion für die Projektorganisation einsetzt, sollte die Drittlandthematik bewusst bewerten und die erforderlichen Garantien dokumentieren, bevor personenbezogene Daten verarbeitet werden. Unabhängig vom konkreten Anbieter bleibt der Einsatz von Notion stets in ein Datenschutzkonzept einzubetten: Dazu gehören ein aktuelles Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie eine regelmäßige Überprüfung der Rechtsgrundlagen.
Häufige Fragen
Ist Notion DSGVO-konform?
Notion kann DSGVO-konform eingesetzt werden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) ist verfügbar. Da eine Verarbeitung in den USA stattfinden kann, sind die Drittlandübermittlung zu dokumentieren und geeignete Garantien sicherzustellen. Die Konformität hängt von der konkreten Nutzung ab.
Bietet Notion einen AVV (DPA) an?
Ja. Notion stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / Data Processing Agreement) gemäß Art. 28 DSGVO bereit.
Wo hostet Notion die Daten?
Notion verarbeitet Daten in: US. Eine Verarbeitung in den USA kann stattfinden.
Welche Zertifizierungen hat Notion?
Notion verfügt über: SOC2, ISO27001, BSI_C5.
Gibt es DSGVO-konforme Alternativen zu Notion?
Ja. DSGVO-konforme Alternativen mit EU-Hosting sind u.a.: awork, Basecamp, ClickUp.